Datenschutzerklärung

für das Wissensarchiv und die dazugehörige Plattform

Stand: 07.07.2026

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website, den Login-Bereich und die Plattform des Wissensarchivs. Das Wissensarchiv stellt Unternehmen digitale Inhalte zur internen Weiterbildung bereit, insbesondere Videos, Audios, PDF-Dateien, Texte, Vorlagen und sonstige Materialien.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen und sonstige geschäftliche Kunden. Der Kunde bestellt das Wissensarchiv für sein Unternehmen und verwaltet die Zugänge für seine berechtigten Mitarbeiter selbst.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Datenschutzanfragen können unmittelbar an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

3. Grundsatz der Datenverarbeitung

Für das Wissensarchiv werden nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet, die für Vertrag, Zugang, Benutzerverwaltung, Abrechnung, Kommunikation, technische Bereitstellung und Sicherheit der Plattform erforderlich sind.

Es gibt im Wissensarchiv keine Kundendatenbank für Daten des Kunden über dessen eigene Kunden, Interessenten oder Geschäftspartner. Der Kunde kann lediglich die für den Zugang erforderlichen Benutzerkonten für berechtigte Mitarbeiter seines Unternehmens anlegen und verwalten.

Der Anbieter überwacht keine Mitarbeiter des Kunden. Es wird nicht ausgewertet, welche Inhalte sich einzelne Mitarbeiter ansehen, wann einzelne Mitarbeiter Inhalte nutzen, wie lange sie Inhalte ansehen oder welche Lernfortschritte sie erzielen. Eine solche Mitarbeiterüberwachung ist nicht gewollt und nicht als Produktfunktion implementiert.

4. Verarbeitete Daten des Firmenkunden

Bei Bestellung, Vertragsdurchführung, Abrechnung und Verwaltung des Firmenkontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Firma und geschäftliche Anschrift;
• Vorname und Nachname des Ansprechpartners oder Admin-Nutzers;
• geschäftliche E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer, soweit freiwillig angegeben oder für die Vertragskommunikation erforderlich;
• Rechnungsdaten, Vertragsdaten, gebuchtes Produkt, Laufzeit und Zahlungsstatus;
• geschäftliche Kommunikation, zum Beispiel E-Mails zu Bestellung, Support, Rechnung oder Vertragsänderung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für allgemeine geschäftliche Kommunikation, technische Verwaltung und Rechtsverteidigung kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage sein.

5. Mitarbeiter- und Benutzerkonten

Der Firmenkunde kann über sein Admin-Konto Mitarbeiter anlegen, ihnen Zugang gewähren, Rollen vergeben und Zugänge wieder entfernen. Der Kunde kann auch weiteren berechtigten Mitarbeitern Admin- oder Teamleiter-Rechte geben. Admins und Teamleiter können Mitarbeiterkonten anlegen und verwalten, soweit die Plattform dies vorsieht.

Für Mitarbeiterkonten werden grundsätzlich nur folgende Daten verarbeitet:

• Vorname;
• Nachname;
• geschäftliche E-Mail-Adresse;
• Firmenzuordnung;
• Rolle und Berechtigungsstatus, zum Beispiel Mitarbeiter, Teamleiter oder Admin;
• Passwort-Hash beziehungsweise technische Zugangsdaten, soweit für den Login erforderlich.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Die Verwaltung der Mitarbeiterkonten liegt beim Firmenkunden. Der Firmenkunde ist dafür verantwortlich, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten und nicht mehr berechtigte Personen wieder entfernt werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch den Anbieter ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Bereitstellung eines sicheren, rollenbasierten Firmenzugangs und der technischen Verwaltung des Wissensarchivs. Soweit der Firmenkunde als Arbeitgeber oder Auftraggeber über die Anlage der Mitarbeiterkonten entscheidet, ist er für die interne Rechtsgrundlage und Information seiner Mitarbeiter verantwortlich.

6. Keine Lernkontrolle, keine Nutzungsprofile, keine Mitarbeiterüberwachung

Das Wissensarchiv dient der Bereitstellung von Materialien zur eigenverantwortlichen Weiterbildung. Der Anbieter kontrolliert nicht, ob, wann, wie lange oder mit welchem Ergebnis einzelne Mitarbeiter die Inhalte nutzen.

Es werden insbesondere keine personenbezogenen Nutzungsprofile erstellt, keine Lernstände bewertet, keine individuellen Fortschritte ausgewertet, keine Prüfungen durchgeführt, keine Einsendeaufgaben kontrolliert und keine personenbezogenen Zertifikate aufgrund einer Lernerfolgskontrolle ausgestellt.

Die Plattform ist nicht darauf ausgelegt, Mitarbeiterverhalten zu überwachen. Eine Protokollierung des individuellen Lern- oder Nutzungsverhaltens ist nicht gewollt und nicht als Funktion implementiert.

7. Technisch notwendige Cookies und Session-Daten

Die Plattform verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechniken, um Login, Sitzung, Berechtigungen und Sicherheitsfunktionen bereitzustellen. Ohne diese technischen Funktionen kann der geschützte Bereich des Wissensarchivs nicht genutzt werden.

Soweit Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder von dort ausgelesen werden, erfolgt dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit dies unbedingt erforderlich ist, um den vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.

Marketing-, Tracking- oder Analyse-Cookies von Drittanbietern werden nach dem derzeitigen Produktkonzept nicht eingesetzt.

8. Technische Sicherheitsprotokolle zum Schutz vor Angriffen

Eine allgemeine Protokollierung des Mitarbeiterverhaltens findet nicht statt. Zum Schutz der Plattform vor Hacking, Missbrauch, automatisierten Angriffen, Brute-Force-Versuchen, technischen Störungen und unberechtigten Zugriffen können jedoch technische Sicherheitsdaten verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts;
• Datum und Uhrzeit technischer Zugriffe;
• aufgerufene technische Adresse beziehungsweise Datei;
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge;
• Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem und technische Geräteinformationen, soweit vom Browser übermittelt;
• technische Fehler- oder Sicherheitsereignisse.

Diese Sicherheitsprotokolle dienen nicht der Kontrolle einzelner Mitarbeiter. Sie werden nicht zur Auswertung des Lernverhaltens genutzt. Je nach technischer Situation kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass einzelne Protokolleinträge mittelbar einem Benutzerkonto oder einer Person zugeordnet werden könnten, insbesondere wenn dies zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren und stabilen Betrieb der Plattform, im Schutz vor Angriffen und in der Beweissicherung bei konkreten Sicherheitsvorfällen.

Technische Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich höchstens 40 Tage gespeichert. Soweit technisch möglich und sicherheitsseitig vertretbar, werden IP-Adressen bereits nach 7 Tagen gekürzt oder gelöscht. Bei konkreten Sicherheitsvorfällen können relevante Daten länger gespeichert werden, soweit dies zur Aufklärung, Beweissicherung, Rechtsverfolgung oder Abwehr weiterer Angriffe erforderlich ist.

9. Kontakt, Support und Kommunikation

Wenn Kunden oder Nutzer per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder auf anderem Weg Kontakt aufnehmen, werden die übermittelten Angaben verarbeitet, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Firma, Inhalt der Anfrage, Zeitpunkt und Bearbeitungsstatus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeiner Kommunikation, Supportorganisation und Dokumentation geschäftlicher Vorgänge.

Bitte übermitteln Sie keine unnötigen personenbezogenen Daten, Passwörter oder vertraulichen Informationen in freien Textfeldern.

10. System-E-Mails

Die Plattform kann technisch und vertraglich erforderliche E-Mails versenden, zum Beispiel Einladungen, Registrierungsbestätigungen, Passwort-zurücksetzen-Nachrichten, Sicherheitsinformationen, Vertragsinformationen oder Hinweise zur Kontoverwaltung.

Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Nachrichtentyp, Versandzeitpunkt und technische Versandinformationen verarbeitet. Diese E-Mails sind für die Bereitstellung und sichere Nutzung des Wissensarchivs erforderlich.

11. Hosting und technische Bereitstellung

Zur Bereitstellung der Website und der Plattform werden Hosting-, Server- und Infrastrukturleistungen eingesetzt. Dabei können personenbezogene Daten auf den eingesetzten Servern verarbeitet werden, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Bereitstellung und Wartung erforderlich ist.

Produktivdaten werden nach dem derzeitigen Konzept auf Servern in Deutschland verarbeitet. Externe Dienstleister werden nur eingesetzt, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere Art. 28 DSGVO bei Auftragsverarbeitung, eingehalten werden.

12. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist. Empfänger beziehungsweise Empfängerkategorien können insbesondere sein:

• Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister;
• E-Mail- und technische Kommunikationssysteme, soweit für Systemnachrichten erforderlich;
• Kreditinstitute im Rahmen von Rechnungszahlungen per Überweisung;
• Steuerberatung, Buchhaltung, Rechtsberatung und sonstige beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater;
• Behörden, Gerichte und öffentliche Stellen, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und nicht für fremde Werbezwecke bereitgestellt.

13. Drittlandübermittlungen

Für den derzeit vorgesehenen Produktivbetrieb ist keine Übermittlung der Produktivdaten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums vorgesehen.

Soll künftig ein Dienstleister in einem Drittland eingesetzt oder von dort aus auf Daten zugegriffen werden, wird diese Datenschutzerklärung vorab angepasst. Eine Übermittlung erfolgt dann nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

14. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Beweissicherung oder berechtigte Rechtsansprüche eine weitere Speicherung rechtfertigen.

Wird ein Firmenkonto beendet, werden die zugehörigen Benutzerkonten und Plattformdaten nach Maßgabe des Vertrags und des technischen Löschkonzepts gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

15. Datensicherung

Zur Sicherung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit können technische Sicherungen der Plattform und Datenbank erstellt werden. Backups dienen der Wiederherstellung des Gesamtsystems nach technischen Störungen und sind kein individuelles Archiv des Kunden.

Gelöschte oder geänderte Daten können bis zum turnusmäßigen Überschreiben noch in Sicherungskopien enthalten sein. Sicherungen werden nicht für den normalen Produktivzugriff genutzt und nur verarbeitet, soweit dies für eine zulässige Systemwiederherstellung, Sicherheitsprüfung oder gesetzliche Pflicht erforderlich ist.

16. Rechtsgrundlagen im Überblick

Je nach Verarbeitung stützt sich die Verarbeitung insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsdurchführung und vorvertragliche Maßnahmen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtliche Pflichten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen, insbesondere sicheren Plattformbetrieb, Benutzerverwaltung, Missbrauchsabwehr, Kommunikation und Rechtsverteidigung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn im Einzelfall ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO;
• Löschung personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO;
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Anfragen können an abg-mail-12@tobiasvoelzke.net gerichtet werden. Zur Vermeidung unbefugter Auskünfte kann ein angemessener Identitätsnachweis verlangt werden.

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Unternehmenssitz ist insbesondere: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg, Telefon (040) 428 54-4040, E-Mail mailbox@datenschutz.hamburg.de. Betroffene Personen können sich auch an eine andere gesetzlich zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

18. Widerspruchsrecht

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen.

Die Verarbeitung wird dann beendet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachgewiesen werden können, die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

19. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Insbesondere findet keine automatisierte Bewertung einzelner Mitarbeiter anhand ihres Nutzungs- oder Lernverhaltens statt.

20. Datensicherheit

Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Veränderung, unbefugte Offenlegung und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören nach dem derzeitigen Konzept insbesondere verschlüsselte Übertragung, Passwort-Hashing, rollenbasierte Berechtigungen, Zugriffsbeschränkungen, technische Schutzmaßnahmen gegen Angriffe und regelmäßige Sicherungen.

Eine absolute Sicherheit oder jederzeit fehlerfreie Verfügbarkeit kann technisch nicht gewährleistet werden.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Verarbeitungen, Dienstleister, technische Funktionen oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die jeweils bereitgestellte Fassung.